Dossier technique d'une machine : que doit-il contenir ?

Ce qu’est le dossier technique — et ce qu’il n’est pas

Le dossier technique d’une machine CE est le corps de preuve du fabricant. C’est lui qui démontre que la machine satisfait aux exigences essentielles de santé et de sécurité de l’Annexe I de la directive 2006/42/CE. Son contenu est fixé à l’Annexe VII partie A.

Trois malentendus reviennent constamment.

Le dossier technique ne suit pas la machine. Il reste chez le fabricant. Ce qui part avec la machine, c’est la notice d’instructions et la déclaration CE de conformité.

Un client qui exige « le dossier technique CE » demande en réalité, dans la quasi-totalité des cas, la déclaration et la notice.

Ce n’est pas la documentation commerciale. Un catalogue, une fiche produit et un manuel d’utilisation ne constituent pas un dossier technique.

Ce n’est pas une pile de PDF. Un dossier technique est une démonstration ordonnée : il doit permettre à un tiers compétent de reconstituer le raisonnement de conformité, du danger identifié jusqu’à la mesure prise et à sa vérification.

Pour les quasi-machines, le régime est distinct : c’est l’Annexe VII partie B qui s’applique, avec une documentation technique allégée, une notice d’assemblage (Annexe VI) et une déclaration d’incorporation.

Le contenu exigé par l’Annexe VII partie A

Le dossier comprend d’une part la documentation de construction de la machine, d’autre part — en cas de fabrication en série — les dispositions internes de contrôle de la production.

Documentation de construction

• Une description générale de la machine : fonction, principe de fonctionnement, caractéristiques, usage prévu.
• Le plan d’ensemble de la machine et les plans des circuits de commande, ainsi que les descriptions et explications nécessaires pour les comprendre.
• Les plans détaillés, accompagnés des notes de calcul, résultats d’essais, attestations et autres éléments nécessaires pour vérifier la conformité de la machine aux exigences essentielles.
• La documentation de l’appréciation du risque : la procédure suivie, la liste des exigences essentielles applicables, la description des mesures de protection mises en œuvre pour éliminer les dangers identifiés ou réduire les risques, et le cas échéant l’indication des risques résiduels.
• Les normes et autres spécifications techniques appliquées, avec l’indication des exigences essentielles couvertes par ces normes.
• Tout rapport technique donnant les résultats des essais effectués, par le fabricant lui-même ou par un organisme choisi par lui.
• Un exemplaire de la notice d’instructions de la machine.
• Le cas échéant, la déclaration d’incorporation des quasi-machines incorporées et leur notice d’assemblage.
• Le cas échéant, une copie de la déclaration CE de conformité des machines ou produits incorporés.
• Une copie de la déclaration CE de conformité de la machine elle-même.

Fabrication en série

S’y ajoutent les dispositions internes qui seront mises en œuvre pour maintenir la conformité de toutes les machines produites : contrôles de réception, contrôles en cours de fabrication, essais de fin de ligne, gestion des modifications, traitement des non-conformités.

Les pièces qui manquent le plus souvent

Sur les dossiers que nous examinons, quatre éléments manquent avec une régularité frappante.

La revue systématique de l’Annexe I. Le dossier contient une analyse de risque et des plans, mais pas le document qui statue exigence par exigence : applicable ou non, comment on y répond, où c’est prouvé. C’est pourtant la pièce qui articule tout le reste.

Le lien entre normes appliquées et exigences couvertes. Citer « EN 60204-1:2018 » ne suffit pas. L’annexe demande d’indiquer quelles exigences essentielles cette norme couvre pour votre machine.

Les risques résiduels documentés. L’analyse s’arrête à la mesure de protection et ne dit jamais ce qui subsiste. Or les risques résiduels doivent être identifiés, et ceux qui appellent une précaution de l’utilisateur doivent se retrouver dans la notice.

Les rapports d’essais. Beaucoup de vérifications sont effectivement réalisées — continuité des conducteurs de protection, temps d’arrêt, essai de fonctionnement des dispositifs de sécurité — mais jamais consignées. Un essai non tracé n’existe pas au sens du dossier.

Conservation : dix ans, et à partir de quand

Le fabricant doit tenir le dossier technique à la disposition des autorités compétentes pendant au moins dix ans à compter de la date de fabrication de la machine — ou, en cas de fabrication en série, de la dernière unité produite.

Une précision utile sur la langue : le dossier technique doit être établi dans une ou plusieurs langues officielles de l’Union. La notice d’instructions fait exception et relève d’un régime propre, qui impose la langue du pays de mise en service.

Le point de départ est celui qu’on oublie. Pour une machine produite en série de 2020 à 2031, l’obligation ne s’éteint pas dix ans après le premier exemplaire, mais dix ans après le dernier — soit en 2041.

Une gamme longue impose donc une politique d’archivage réfléchie, y compris sur la lisibilité future des formats de fichiers et des modèles CAO.

Le dossier n’a pas à exister en permanence sous forme matérielle. En revanche, il doit pouvoir être constitué et mis à disposition dans un délai raisonnable sur demande motivée d’une autorité nationale. Une absence de réponse à une telle demande peut, à elle seule, constituer un motif suffisant pour mettre en doute la conformité de la machine.

En Suisse, la demande viendra le plus souvent d’un organe de contrôle : la Suva pour les machines utilisées dans les entreprises, le bpa hors des entreprises, ou Agri-Sécurité Suisse pour l’agriculture et l’horticulture. Le SECO est l’autorité de surveillance qui coordonne l’exécution.

Organiser le dossier pour qu’il soit utilisable

Rien n’impose une structure de classement. L’expérience montre pourtant qu’un dossier organisé selon l’ordre de l’Annexe VII partie A, avec un sommaire indexé et une liste de révisions, se contrôle en une heure là où un dossier en vrac en demande une journée.

Trois pratiques simples font la différence :

• Versionner le dossier, pas seulement les plans. Une machine évolue ; le dossier doit dire à quelle version de machine il correspond.
• Indiquer le millésime de chaque norme appliquée. « EN ISO 13849-1 » sans année n’a pas de valeur probante, d’autant que plusieurs éditions peuvent figurer simultanément dans la liste des normes harmonisées.
• Conserver les preuves des composants achetés : déclarations de conformité des composants de sécurité, certificats, données de fiabilité utilisées dans les calculs de niveau de performance.

Ce que change le règlement (UE) 2023/1230

À partir du 20 janvier 2027, le dossier technique ne relèvera plus de l’Annexe VII mais de l’Annexe IV du règlement (UE) 2023/1230, elle-même divisée en une partie A pour les machines et une partie B pour les quasi-machines. Les exigences essentielles migrent de l’Annexe I à l’Annexe III.

Le fond de la démarche ne change pas : décrire, prouver, tracer. Mais deux évolutions ont un effet direct sur le contenu du dossier.

Le règlement introduit des exigences essentielles dédiées à la cybersécurité — protection contre la corruption, maîtrise des connexions externes et de l’accès à distance — qui devront être documentées comme n’importe quelle autre exigence.

Et l’encadrement des systèmes à comportement auto-évolutif utilisant l’apprentissage automatique appellera une démonstration nouvelle, sur laquelle très peu de dossiers actuels ont matière à s’appuyer.

Un dossier construit aujourd’hui pour une machine dont la production se poursuivra au-delà de 2027 gagne à anticiper ces deux volets.